2020年11月01日

年末へ向かっての準備♪

リビング椿の事務員です。

新しいメンバー二人も加わり、フレッシュな気持ちリビング椿のメンバーたちは仕事に励んでいます。

新しいスタッフにはメンバーに加わってもらい、本当に嬉しいなと日々、感じています♪

このことはまた後日、ブログに書くことにしますね(^-^)

さて、今日から11月もスタート。

私は会社の年賀状の準備に綿密に計算をしながら動かなければならない時期になりました。

もちろん9月頃から、年賀状を出すお客様のデーター入力を初めています。

ただデーターを入力すればいいのではなく、入力するまでの準備が大切です♪

売買契約完了したら取引台帳を受付スタッフが作成するのですが、そのままお客様の情報を年賀状用にデーター入力はできません。

年賀状を出す時期には、購入された物件にお住まいになられていたら、そちらに郵送しますし、まだ契約前のお住まいにいらっしゃる場合も多くあります。

ご夫婦で共有名義で購入された場合は、連名で宛先を書くなど、これらも念のため、営業スタッフへ確認しています。

また売主さんが売却された物件からお引越しをされた場合など、取引台帳では物件の住所が記載されていますが、年賀状では新しい住所が必要になります。

その他、売主様が共有名義で親族の方、兄弟の方の場合など住所も違うので、全員の方に年賀状を出すのかなどなど、詳細を聞いて、情報や注意点などを落とし込み、それを元にデーターを入力していきます。

他にも色々とチェックしていくことがありますが、綿密に営業スタッフとやり取りすることで、初めて年賀状の宛名入力ができるのです♪

社長の年賀状、会長の年賀状、これらもデーターの修正や追加などがあり、また大幅に変更やチェック事項などもあるので、時間も多く必要とする場合が出てきます。

データーも取りまとめながら、会長と社長の年賀状枚数が出たら、営業スタッフの契約者様への年賀状、既存のお客様への年賀状、もちろん私の賃貸管理のお客様、オーナー様への年賀状の枚数を取りまとめ、4人の郵便局員さんへ年賀状を発注しています。

弊社が印刷会社に表面のみ印刷をお願いしてる関係上、四面の年賀状が必要になるので、中央郵便局からお願いした郵便局員さんの郵便局へ届き、それぞれの方が弊社に持ってきてくださります。

そこである程度の期間が必要とされるので、それも逆算しておかなければなりません。

年賀状が揃ったら、その後、印刷会社へお渡しして、表面印刷が完成です。

そこでやっと宛名印刷を私が事務所で印刷することができます♪

宛名印刷をする時は、かなりの印刷枚数なので、プリンターを独占してしまいます。

なるべく営業スタッフが居ない時間帯を狙って印刷しますが、私も自分の仕事があり、タイミングがうまく合わない時もあります(^^;

でもそこは何とかして時間をつくらねば。

宛名印刷後は、社長、会長、営業スタッフ、そして私が、年賀状の一枚、一枚に、お礼などコメントを書いていきます。

そしてポストへ投函♪ 

投函すると、年賀状に関しては、一安心です。

個人とは違い、会社からの年賀状は枚数がすごい枚数なので大変ですが、年賀状を受け取った方が喜んだ顔を想像しながら一生懸命頑張りますね♪


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1番から5番が駐車できます。5番は軽四のみになります。

今週、こちらの駐車場は二区画契約になりましたので、三区画のみ募集になります。

リビング椿までぜひお問い合わせください♪


posted by チーム椿 at 10:45| Comment(0) | 事務員のつぶやき | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする